Разменный фонд кассира

 

Как легально держать в кассовом аппарате денежные средства на начало дня?


Разменный фонд необходим кассиру в начале рабочего дня при открытии рабочей смены. Если при проверке в ящике ККТ будет обнаружен излишек денежных средств без бухгалтерского оформления, контролирующие органы можут расценить этот излишек как неоприходование денежной наличности, а при выявлении расхождения суммы наличности в денежном ящике с выручкой, проведенной по кассовому аппарату - как неприменение ККТ.

Кассир обязан знать: лучше в кассе будет немного меньше денег, чем пробито по чекам, нежели излишки.
  
Есть общее правило:
 • излишки по кассе квалифицируются как неучтенная выручка и ее необходимо оприходовать как доход предприятия;
 • недостача по кассе при наличии договора о полной материальной ответственности может быть взыскана с кассира в полном объеме.
  
  
Имеется судебная практика по зафиксированным проверяющими органами в акте КМ-9 излишкам по кассе. По мнению судей, лишние денежные суммы в ящике ККМ не доказывают, что компания осуществляла наличные расчеты без использования кассового аппарата. 
В Постановление Федерального суда Волго-Вятского округа от 02.05.07 №А79-7167/2006 указывается: чтобы привлечь компанию к ответственности по статье 14.5 КоАП РФ, проверяющие должны подтвердить конкретные факты наличных расчетов с посетителями без выдачи кассовых чеков. Необходимо зафиксировать в протоколе время и место расчетов с посетителями, кому и какие услуги были предоставлены, иные сведения. Иначе штраф является незаконным.

 

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится на основании расходного кассового ордера (РКО), в котором указано назначение аванса – разменный фонд. В кассовую книгу вносится запись о выдаче денег.
Эти два документа будут являться доказательством того, что в денежном ящике именно деньги разменного фонда, а не излишки.

Имеются, как минимум, 2 варианта легального нахождения в ящике ККТ денежные средств на начало рабочего дня для размена:
 • создать разменный (резервный) фонд;
 • выдать деньги под отчет.
 

                                                        Разменный фонд                                               

 
    
Законодательством не установлено, как нужно создавать и учитывать разменный фонд в компании. Разменный фонд позволяет легально держать наличные денежные средства в кассе на начало рабочего дня, чтобы давать сдачу покупателям. Создать разменный фонд может не только торговая компания– ограничений никаких нет.
 
Порядок создания и использования разменного фонда компания может прописать в приказе. Это внутренний приказ по предприятию о выдаче разменного фонда,  в котором прописываем сумму, условия выдачи и сдачи денежных средств по каждому кассовому аппарату. Копию приказа и расходный кассовый ордер необходимо хранить рядом с ККМ, чтобы в случае проверки можно было бы быстро представить эти документы проверяющим. С приказом должен быть ознакомлен главный бухгалтер, кассир, кассир-операционист. 

Можно выдавать и сдавать деньги раз в месяц, так как ежедневно выдавать и сдавать резервный фонд неудобно (необходимо ежедневно выписывать приходные и расходные кассовые ордера). Остальное время денежные средства будут находиться в кассовом ящике.
В Типовых правилах эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России от 30.08.1993 г. № 104 п. 3.8 сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы. Но Типовые правила не содержат требования ежедневно сдавать разменные деньги в общую кассу.
 
Бухгалтер отражает расход денег из общей кассы в операционную. Для этого выписывают расходный кассовый ордер. Прием денег в операционную кассу отражают записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

В бухгалтерском учете движение денег отражаем проводками:

Дебет 50 субсчет "Операционная касса"
Кредит 50 субсчет "Касса организации" – выдан разменный фонд.


Розничную выручку и разменный фонд необходимо оформить разными приходными кассовыми ордерами. Если в организации несколько кассиров – то необходимо будет вести еще один документ. Это "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (форма № КО-5). В журнале  кассира- операциониста сумма разменного фонда не отражается.Чек при получении разменного фонда не пробивается.


Для обособленных подразделений, которые не имеют расчетного счета, для учета выданных денег используется "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (форма КО-5). Все операции организация отражает в соответствующем разделе кассовой книги для обособленных подразделений, причем передача обособленным подразделением листа кассовой книги в основную кассу предприятия для закрытия смены может происходить в электронном виде. Срок предоставления  листа кассовой книги на бумажном носитете утверждается правилами документооборота предприятия.

 

                         Выдать деньги кассиру под отчет на длительный срок          

  

Эти деньги будут числиться за ним все время, пока он работает в компании. Кассир имеет право хранить эти деньги в ящике ККТ, так как они не являются его личными средствами (п. 4.7 Типовых правил по экслуатации ККМ). При увольнении кассир возвращает разменный фонд обратно в кассу предприятия.
  
В бухгалтерском учете движение денег отражаем проводками:

Дебет 76 субсчет "Разменный фонд кассира"
Кредит 50 субсчет "Касса организации"– выдан разменный фонд под отчет.


Если суммы разменного фонда записаны в книге по форме № КО-5, то в журнале кассира-операциониста они не отражаются,так как не имеют отношения к кассовой выручке.

 

Рекомендуем услуги

Ведение бухгалтерии


Сдача нулевой отчетности